Öhringen/Freudenberg. AbH, BvB, AiV, BaE… – hinter diesen geheimnisvollen Kürzeln verbergen sich unterschiedliche Maßnahmen der beruflichen Integration und Unterstützung, die durch den Bereich Offene Hilfen in der Region Süd nun schon seit 20 Jahren angeboten werden. Die Offenen Hilfen arbeiten eng mit der Agentur für Arbeit zusammen, die als Auftraggeberin fungiert und je nach Situation auf dem Arbeitsmarkt Unterstützungsleistungen einkauft.
Das geschah in den Anfangsjahren bisweilen recht unkompliziert und konnte mit einem persönlichen Gespräch und kurzer Verständigung erledigt werden. Leider sind diese Zeiten vorbei. Inzwischen werden Arbeitsmarktdienstleistungen über ein Portal der Arbeitsagentur ausgeschrieben und Träger müssen in einem aufwändigen Verfahren ihre Leistungen darstellen und ihre Angebote auf elektronischem Wege abgeben. Manche Durchführungen werden zusätzlich mit ESF-Mitteln gefördert, was den Grad der Komplexität noch erhöht.
Im April 2012 erließ das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die „Verordnung über die Voraussetzungen und das Verfahren zur Akkreditierung von fachkundigen Stellen und zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der Arbeitsförderung nach dem dritten Buch Sozialgesetzbuch (Akkreditierungs-und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung – AZAV)“. Das bedeutete, dass der Bereich der Offenen Hilfen in allen Teilbereichen und allen an der Abwicklung teilhabenden Stellen nachweisen musste, dass die Personen in den Fachbereichen über umfassende Kenntnisse verfügen und die Einrichtung sowohl strukturell als auch hinsichtlich Inhalt und Durchführung von Maßnahmen geeignet und leistungsfähig ist.
Nach näherer Sichtung der gestellten Anforderungen wurde rasch klar, dass ein Berg an Arbeit auf alle Mitarbeitenden zukam und nicht viel Zeit dafür zur Verfügung stehen würde. Es gelang der Einrichtung, sich die Unterstützung eines unabhängigen Beraters zu sichern: Peter Herwig, Leiter des IFSU – Privates Institut für strategische Unternehmensentwicklung. Mit ihm wurden die Anforderungen der AZAV auf die Offenen Hilfen übertragen und ein Katalog der zu erarbeitenden Unterlagen erstellt: Das Leitbild musste den neuen Bedingungen angepasst, die Chronik auf den neuesten Stand gebracht und ein umfassendes Qualitätsentwicklungsmodell erarbeitet werden.
Das bedeutete zum einen die Erstellung eines Qualitäts-Handbuchs, in dem alle relevanten Daten, Verantwortlichkeiten und Abläufe umfassend beschrieben sind. Zum anderen musste der Bereich der Offenen Hilfen in seiner Struktur mit allen benötigten Beschreibungen, Unterlagen und Materialien abgebildet werden. Ziel war eine völlige Übertragbarkeit der Abläufe, Transparenz für alle Akteure sowie verantwortliche und eindeutige Nutzung der benötigten Dokumente.
Es entstand ein umfangreiches Anlagenhandbuch, in dem die Mitarbeitenden alle Beschreibungen der Vorgänge, alle aktuellen Unterlagen sowie die jeweils gültigen Gesetze und andere rahmengebenden Informationen finden. Damit dies alles realisiert werden konnte musste das IT-System komplett neu aufgebaut werden, so dass die Mitarbeitenden von allen acht Standorten (außer Öhringen sind das Außenstellen in Heilbronn, Tauberbischofsheim, Mosbach und Künzelsau) aus in der Lage sind, sich die benötigten Unterlagen zu besorgen sowie ihre Daten und die der Teilnehmer sicher zu speichern.
Nach einem kompakten Klärungsprozess gelang es, die Abläufe der derzeit umgesetzten Angebote (BaE –Berufsausbildung in außerbetrieblichen Einrichtungen, Aube – Aktivierung und berufliche Eingliederung, VBO – Vertiefte Berufsorientierung) in einem einheitlichen Schema darzustellen und das Gesamtsystem so zu kreieren, dass jederzeit neue Maßnahmen dargestellt und verwirklicht werden können.
Inzwischen wurden auch interne Audits durchgeführt, um die Wirksamkeit der beschlossenen Maßnahmen zu überprüfen. Erste Ergebnisse und Korrekturen flossen in den laufenden Prozess mit ein, die Arbeiten am Qualitätshandbuch und am Anlagenhandbuch gingen ihrer Vervollkommnung entgegen. Während des gesamten Prozesses fand ein regelmäßiger Austausch mit der Verwaltung und der Geschäftsführung in Freudenberg statt, die die Entwicklung unterstützend begleiteten und Beiträge zur Unternehmensentwicklung und Kooperation der beteiligten Bereiche zur Verfügung stellten.
Schließlich war es so weit: Der TÜV Hessen als Akkreditierungsstelle, vertreten durch Herrn Hess, besuchte am 06. November 2012 die Einrichtung und prüfte zunächst die Zentrale der Offenen Hilfen in Öhringen mit allen erarbeiteten Unterlagen sowie im Anschluss die Außenstellen in Künzelsau und Tauberbischofsheim. Überall stieß er auf sauber erarbeitete Ergebnisse und kompetente Mitarbeitende. Am nächsten Tag wurde die Prüfung in der Verwaltung in Freudenberg mit einem sehr guten Ergebnis komplettiert und die ersehnten Zertifikate wurden übergeben.
Dass das Projekt „Zertifizierung“ in so kurzer Zeit und mit so gutem Ergebnis gelingen konnte ist der motivierten Zusammenarbeit vieler Akteure zu verdanken. Mit bestanderer Zertifizierung ist der Bereich der Offenen Hilfen nun in der Lage, weiterhin für die Agentur für Arbeit als kompetenter Bildungsträger aufzutreten, die bestehenden Maßnahmen weiterzuführen und sich auf neue zu bewerben. Da das erarbeitete System so aufgebaut ist, dass es ständig fortgeschrieben wird, ist dieser Bereich bestens aufgestellt, um den wachsenden Anforderungen der Auftraggeber und Prüfinstanzen gerecht zu werden und den anvertrauten Menschen die bestmögliche Förderung zur Verfügung zu stellen.